ホームページの制作会社を変えるときに引き継ぐもの — サイトとメールを止めずに移管を進める順序

更新を頼んでも返事が遅い、担当が変わってから話が通じにくくなった、そもそも何年も手が入っていない—— こうした理由からホームページの制作会社を変えたいと考える場面は珍しくありません。 ところが、いざ動こうとすると「今のサイトはどうなるのか」「メールが止まったりしないか」といった不安が出てきて、 結局そのまま何年も過ぎてしまう、という話をよく聞きます。

乗り換えでつまずくのは、たいてい新しい制作会社を探す部分ではなく、今あるものをどう手元に取り戻すかという部分です。 ドメインやサーバーの名義、サイトのデータ、各種アカウントの権限—— これらが誰の管理下にあるかによって、移管の難しさは大きく変わります。 この記事では、Web制作を手がけるCoconutWorksが、制作会社を変えるときに引き継ぐものと、 サイトやメールを止めずに進めるための順序を、発注側の目線で整理します。 契約前にどこを確認しておくかはホームページ制作の契約前に確認することで扱っているので、ここはすでに他社に頼んでいる状態から動く場合に絞ります。

結論: 引き継ぐものは4つの領域に分かれる

この4つのうち、多くの方がまず思い浮かべるのはサイトの中身でしょう。 ですが実務で移管を止めるのは、たいていドメインの向き先と、アカウントの権限のほうです。 中身は最悪の場合こちらで作り直せますが、名義や権限が相手側にあるものは、 こちらの意思だけでは動かせません。以下、順に掘り下げていきます。

止まるのはサイトではなく「手続き」

乗り換えの相談でよく聞くのが、「切り出したら関係が悪くなって、引き渡してもらえないのではないか」という心配です。 実際にこじれる例はありますが、その多くは相手が意地悪をしているというより、引き渡しの範囲が最初の契約に書かれていないことが原因です。 書かれていないので、何をどこまで渡すのかがその場の判断になり、話がまとまらないまま時間だけが過ぎていきます。

そこで最初にやることは、相手に連絡することではなく、手元の書類を読み直すことです。 契約書や提案書に、解約の申し入れ期限、納品物として何が挙げられているか、 契約終了時にデータをどう扱うかがどう書かれているかを確認します。 あわせて、ドメインの管理画面や更新用の管理画面に自社のアカウントでログインできるかも試しておきます。 ここまで分かると、どこからが交渉事で、どこまでが自社で完結するかの線が引けます。

この線引きが先にあると、相手への伝え方も変わります。 「解約します、データをください」ではなく、 「この3つを引き渡してほしい、時期はこのあたりを考えている」と具体的に伝えられるためです。 依頼の内容がはっきりしているほど、相手も社内で動きやすくなります。 感情の問題に見えるものが、実は情報の不足で起きていることは少なくありません。

ドメインとメールを最初に確認する

引き継ぎの中で影響がいちばん大きいのが、ドメインまわりです。 ドメインは会社のWeb上の住所にあたるもので、名義が自社にあるかどうかで移管の自由度がまったく変わります。 自社名義であれば、サーバーを移す判断も向き先を変える作業も自分たちの意思で進められます。 制作会社の名義になっている場合は、移管手続きに相手の協力が必要になります。

そしてここで見落とされやすいのが、メールです。info@〜 のような独自ドメインのメールは、 ドメイン側の設定でどこに届けるかを指定することで成り立っています。 サイトの引っ越しに合わせてこの設定をまとめて変えると、メールの届け先まで一緒に変わってしまうことがあります。 サイトは別会社、メールは別のサービス、という構成も珍しくないため、 移管の話を始める段階で「メールはどこで受けているのか」を確認し、作業範囲に含めるかを決めておきます。

サイトが表示されない状態は気づいた人がすぐ知らせてくれますが、 メールは届いていないこと自体に気づきにくく、後から分かったときの影響が大きい部分です。 問い合わせフォームからの通知が同じアドレスに届いている場合はなおさらで、 商談の連絡を取りこぼす形になりかねません。 移管を担当してもらう会社には、メールの扱いをどうするかを早い段階で共有しておくとよいでしょう。

サイトの中身を「動く形」で受け取れるか

次に確認したいのが、サイトの中身をどんな形で引き取れるかです。 ここで差が出るのは、そのサイトが一般的な仕組みで作られているか、制作会社独自の仕組みの上で動いているかです。 広く使われている仕組みで作られていれば、データ一式を受け取って別のサーバーで動かす形に持っていけることが多くなります。

一方、制作会社が自社で用意した管理システムや、その会社のサービス内でしか動かない仕組みの場合、 中身を渡してもらっても、そのまま別の場所で動く状態にはなりません。 この場合の乗り換えは、移管というより作り直しに近い進め方になります。 残念に聞こえるかもしれませんが、早めに分かるほど判断はしやすくなります。作り直しになるなら、この機会に構成そのものを見直すという選択肢も出てくるためです。

どちらの場合でも手元に残しておきたいのが、原稿の文章と、写真やロゴの元データです。 画面に表示されている画像は、サイト用に縮小や加工がされていることが多く、 印刷物や別のサイトで使うには足りないことがあります。 素材によっては利用できる範囲が決まっている場合もあるので、 受け取れるものと、そうでないものを整理しておくと、新しいサイトの準備で慌てずに済みます。

アカウントと外部サービスを棚卸しする

意外と抜けやすいのが、サイトに付随して使っている各種サービスの権限です。 アクセス解析、検索エンジン向けの管理ツール、問い合わせフォーム、予約や決済の仕組み、地図や広告の連携など、 ホームページは単体で完結しておらず、いくつもの外部サービスとつながって動いているのが普通です。

ここで問題になりやすいのが、これらが制作会社の担当者個人のアカウント配下で作られているケースです。 普段の運用では何の支障もありませんが、契約が終わると同時に、 過去のデータを見られなくなったり、設定を変更できなくなったりします。 アクセスの推移や検索からの流入といった記録は、積み上がっているからこそ意味があるもので、 引き継げないと新しいサイトの成果を比べる相手がなくなってしまいます。

対処としては、使っているサービスを一覧にして、 それぞれ契約者は誰か・管理者権限を持っているのは誰か・請求先はどこかを書き出すのが近道です。 自社のアカウントが管理者として入っていないものがあれば、解約の話を進める前に追加してもらいます。 権限を1つ足すだけの作業なので、関係が良好なうちなら短時間で済みます。 新しく契約し直せば足りるものと、過去のデータごと引き継ぎたいものを分けて考えると、優先順位がはっきりします。

止めずに進めるための順序

ここまでの内容を、実際に動くときの順序として整理します。 原則はひとつで、新しい受け皿を用意してから、今のものを外すという向きを守ることです。 順序が逆になると、準備が整っていない状態でサイトやメールが止まる時間が生まれます。

• ①現状を書き出す — ドメイン・サーバー・サイトの仕組み・外部サービスについて、契約先と名義、ログインできるかを一覧にします。分からない項目は「不明」と書いておけば十分です。不明が多いこと自体が、今の状態を表す情報になります。
• ②契約条件を確認する — 解約の申し入れ期限と、引き渡しについての定めを読みます。期限は逆算のもとになるので、ここが分からないまま日程を決めないようにします。
• ③引き継ぐものを相手に依頼する — 一覧をもとに、渡してほしいものと権限の追加を具体的に伝えます。この段階では解約日を確定させず、引き渡しの見通しが立ってから決めるほうが安全です。
• ④新しい場所にサイトを用意する — 新しい制作会社側で表示や動作を確認できる状態まで作ります。切り替え前に中身を見比べられるようにしておくと、抜けに気づけます。
• ⑤切り替えて、しばらく様子を見る — 向き先を変えたあと、表示・フォームからの通知・メールの受信を確認します。設定が行き渡るまで時間差があるため、この間は前の環境をすぐ止めないでおきます。
• ⑥旧環境を解約する — 問題がないことを確かめてから、サーバーなどの契約を終了します。ここまで来て初めて、乗り換えが完了した状態です。

この順序で進めると、どこかでつまずいても元に戻せる余地が残ります。 逆に、解約日を先に決めてしまうと、確認が不十分なまま切り替えを迎えることになりがちです。 新しい制作会社を選ぶ段階での見方については、ホームページ制作会社の選び方もあわせて参考になります。

よくある誤解と、つまずきやすい点

• 「解約を伝えてから引き継ぎを相談すればいい」 — 順序が逆です。解約を伝えた時点で相手にとっては終了に向けた作業になり、権限の追加といった細かい依頼は通りにくくなります。引き渡しの見通しを立ててから日程を決めるほうが、双方にとって進めやすくなります。
• 「費用を払って作ったのだから、データは当然もらえる」 — 契約に定めがなければ、何をどこまで渡すかは決まっていません。制作物の権利の扱いも、書面に記載がなければ発注側に移っているとは限らないため、引き渡しの範囲は改めて確認する対象になります。
• 「サイトの見た目をそのまま移せばいい」 — 表示されている内容を写すだけでは、フォームの送信先や解析の設定といった裏側の仕組みが抜け落ちます。見た目が同じでも問い合わせが届かない、という状態は起こり得ます。
• 「今の会社に不満はないから、当面このままでよい」 — 乗り換える予定がなくても、名義と権限の確認は済ませておく価値があります。相手の廃業や担当者の退職といった事情は、こちらの都合とは関係なく起こるためです。確認だけなら、関係が良好なうちのほうが進みます。

つまずきやすいのは、これらを社内の誰も把握していない状態で、担当者が交代しているケースです。 当時の経緯を知る人がいないと、契約書の所在から探すことになります。 この場合は完璧に復元しようとせず、今ログインできるもの・請求が来ているものから手をつけると、現状の輪郭が見えてきます。 支払いの記録は、どのサービスを使っているかを知る手がかりとして役に立ちます。

よくある質問

まとめ

制作会社の乗り換えで引き継ぐのは、ドメインと向き先の設定、サーバーとメール、サイトの中身、アカウントと外部サービスの権限の4領域です。 難しさを決めるのは技術ではなく、これらが誰の名義・誰の管理下にあるかという点にあります。 まず手元の書類とログイン状況から現状を書き出し、引き渡しの見通しを立ててから解約の日程を決める。 新しい受け皿を用意してから切り替え、しばらく様子を見てから旧環境を外す。 この順序を守れば、止まる時間を抑えながら移せます。 「今どうなっているか分からない」という段階からのご相談も歓迎です。Web制作・LP制作サービスのページもあわせてご覧ください。ご相談・お見積もりは無料です。